Je personeelshandboek opstellen en levendig houden: hoe doe je dat?
Een (digitaal) personeelshandboek is een handig instrument om alle afspraken vast te leggen die je als organisatie maakt met je medewerkers. Het kan gebruikt worden als naslagwerk voor medewerkers en leidinggevenden en het geeft nieuwe medewerkers snel inzicht in de regels die er gelden binnen je organisatie. Een personeelshandboek hoeft niet per se een geprinte versie te zijn, maar kan ook in digitale vorm worden weergegeven op online platforms. Een bijkomend voordeel is dan dat medewerkers hem dan te allen tijde kunnen raadplegen.
Wat staat er in een personeelshandboek?
In het Personeelshandboek kun je regels opnemen die voor jouw organisatie specifiek gelden. Denk hierbij aan informatie over de werktijden, de beloningsstructuur, ontwikkelmogelijkheden en welke kosten je mag declareren. De kunst is om het Personeelshandboek aantrekkelijk én duidelijk te maken voor je medewerkers. Niemand zit te wachten op een boek vol wollige teksten waarin je moet zoeken naar antwoorden op je vragen. Natuurlijk moeten er bepaalde regels in beschreven worden, maar maak het leuk en houd het handboek levendig.
Bij Bakker & Bosch kunnen we je helpen om een Personeelshandboek op te stellen. Met onze ervaring weten we welke informatie erin moet komen te staan en hoe we er een duidelijk, handzaam handboek van kunnen maken. Uiteraard is dit altijd maatwerk, want geen organisatie is hetzelfde.
Om het Personeelshandboek levendig te houden hebben we een paar tips.
Communiceer over het handboek
Maak maandelijks een nieuwsbericht over één van de onderdelen van het Personeelshandboek en informeer medewerkers hierover. Verwijs in je nieuwsbericht ook altijd naar het handboek zodat medewerkers het er sneller nog eens bij pakken. Besteed in juni bijvoorbeeld een nieuwsbericht aan “ziek worden in de vakantie” of wijs medewerkers er in maart op dat de wettelijke vakantiedagen van het vorig jaar komen te vervallen in juli al ze niet opgemaakt zijn.
Gebruik afbeeldingen
Het gebruik van foto’s en pictogrammen maakt het lezen makkelijker. Het beschrijven van regels maakt het niet altijd aantrekkelijk om alles te gaan lezen. Afbeeldingen helpen hierbij! Denk ook aan een duidelijk hoofdstukindeling en gebruik de juiste kopteksten zodat de gevraagds informatie snel kan worden gevonden.
Verwijs naar het handboek
Je kunt al je afspraken vastleggen in je handboek, maar toch zul je nog steeds vragen van medewerkers krijgen. Wijs ze bij het beantwoorden van de vraag altijd even op het handboek. Geef aan waar ze dit in het vervolg kunnen vinden of pak er samen het Personeelshandboek bij om het antwoord gezamelijk op te zoeken. Zo zul je merken dat medewerkers op termijn steeds vaker eerst zelf gaan zoeken voordat ze jou de vraag stellen.
Blijf regelmatig checken of alle afspraken die je hebt vastgelegd in het Personeelshandboek nog actueel zijn wat betreft wet- en regelgeving. Check ook regelmatig of de afspraken in het handboek nog overeenkomen met de visie van het bedrijf. Heb je hier hulp bij nodig? Bij Bakker & Bosch kunnen we je hier bij helpen!
Hup nodig bij het opstellen van een personeelshandboek?
Ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen bij het opstellen van een personeelshandboek? Neem dan contact met ons op. We komen graag bij je langs om alle mogelijkheden te bespreken.
Nieuwsgierig wat wij nog meer voor jou kunnen betekenen? Neem direct contact met ons op. Naast onze HR support dienstverlening bieden wij nog veel meer services aan, zoals HR interim, HR consultancy,HR projecten en verzuimbegeleiding. We komen graag bij je langs om alle mogelijkheden te bespreken.
